Speaker Contacts — Handleiding (Sprekers)

🎯 Doel

Een betrouwbare, uniforme en bruikbare contactdatabase garanderen voor sprekers (gegevens, talen, rollen), om de uitwisseling tussen gemeenten te vergemakkelijken.

Opmerking: in deze fase gaat het om een contactdirectory (niet om beheer van toespraakonderwerpen).

🧾 Te registreren informatie

🪜 Registratiestappen

1. Controleren: zoek op naam in Contacts.
2. Aanmaken of bewerken: maak geen duplicaat als de fiche bestaat.
3. Aanvullen: vul alle verplichte velden in.
4. Notities: vermeld minstens de gemeente.

✅ Snelle checklist

• Verplicht: Voornaam + Achternaam
• Verplicht: E-mail
• Verplicht: Notities (gemeente)
• Verplicht: Talen
• Verplicht: Adresboek Speaker Contacts
• Aanbevolen: Telefoon

⚠️ Veelvoorkomende fouten

• Een duplicaat aanmaken (in plaats van bewerken)
• “Notities” leeg laten
• Talen vergeten
• Contact in het verkeerde adresboek plaatsen

👥 Handleiding — toespraakcoördinatoren

(Eerste import + doorlopende updates)

Doel van de directory

• Contactgegevens centraliseren die tussen gemeenten worden gebruikt;
• Herhaald versturen van “geüpdatete lijsten” vermijden;
• Onmiddellijke en automatische updates mogelijk maken.

Het hoofddoel is niet bestanden uitwisselen, maar een levende directory actueel houden.

1) Eerste overdracht (eerste deelname)

• Geaccepteerde formaten: .docx, .pdf
• Doel: enkel de initiële import vergemakkelijken

2) Doorlopende update (na import)

• ✅ daarna: wijzigingen rechtstreeks in de contactdirectory
• ❌ geen bestand meer sturen bij elke wijziging

3) Actueel blijven (concreet voorbeeld)

Voorbeeld: Gemeente “Sint-Joost” plant toespraken voor maart–april.

• Begin januari: jaarlijkse controle (namen, e-mails, telefoons, talen)
• Begin juni: tussentijdse controle (rolwijzigingen, nieuwe sprekers)
• Onmiddellijk: zodra iemand van nummer/e-mail verandert, of stopt/begint

Doel: geen verouderd nummer bellen op het moment dat je een spreker wil boeken.

🗓️ Organisatie en planning van toespraken

Om de samenwerking tussen gemeenten te vergemakkelijken, is het aanbevolen om aan te geven welk planningssysteem men gebruikt. Dit helpt vooral wanneer twee gemeenten hetzelfde hulpmiddel gebruiken.

📌 Gebruikt systeem (aanvinken)

• ☐ NW Publisher (NWS) – https://nwpublisher.com/
• ☐ PPTS – https://www.ppts.be/
• ☐ PAM – https://www.jw-pm.org/
• ☐ KHS (Majestic Software) – https://www.majesticsoftware.net/
• ☐ Hourglass – https://hourglass-app.com/
• ☐ Andere (specificeer): ___________________________

👤 Wie contacteren om te plannen?

• ☐ Contacteer de spreker rechtstreeks
• ☐ Contacteer de toespraakcoördinator (aanbevolen als dit lokaal zo afgesproken is)

📇 Gegevens van de coördinator (indien van toepassing)

• Naam: ___________________________
• Gemeente: ___________________________
• E-mail: ___________________________
• Telefoon: ___________________________

📄 Sjabloon (template) — eerste sprekerslijst

Kopieer/plak dit sjabloon in Word, en exporteer desgewenst naar PDF.

Gemeente-informatie

• Gemeente:
• Stad:
• Coördinator:
• Adjunct:
• Contact e-mail:
• Datum laatste update: