Speaker Contacts — Mode d’emploi (Administrateurs)

Sommaire

🧭 Liens utiles 👥 Rôles & groupes 🔗 Liens “External sites” (menu) 📁 Dossiers (définitif / temporaire) 📤 Flux d’upload (public → temp → vérif → définitif) ✅ Check de validation 🔒 Sécurité (base) 🛠️ Maintenance (scan, logs) ⏪ Rollback

👤 Qui sommes-nous ? 📘 Présentation du projet 👥 Mode d’emploi Orateurs 🛠️ Mode d’emploi Admin

Principes

Important : le dossier Temp contient des fichiers non vérifiés. Il doit rester visible uniquement pour Admins et Coordinateurs-discours.

Objectif : réduire les fichiers échangés. Après import initial, les mises à jour doivent se faire directement dans Contacts.

🧭 Liens utiles

Cloud Nextcloud : https://cloud.speakercontacts.be
Docs : https://docs.speakercontacts.be
Admin mode d’emploi : /admin-mode-emploi.html
Orateurs mode d’emploi : /orateurs-mode-emploi.html

👥 Rôles & groupes

Groupes recommandés :

Groupe	Accès	Notes
`Admins`	Accès complet + validation	Tech + gestion
`Coordinateurs-discours`	Accès à l’upload temp + docs	Pas d’accès aux zones sensibles

À éviter : donner accès au dossier “Temp” à des personnes qui ne doivent pas voir des fichiers non validés.

🔗 Liens “External sites” (menu Nextcloud)

On ajoute des liens “menu” vers :

Docs Admin
Docs Orateurs
Dossier Speaker Contacts
Uploads Temp (à vérifier)

Ces liens sont gérés via la config Nextcloud external_sites.

📁 Dossiers (définitif / temporaire)

Dossier définitif

Contient uniquement des fichiers validés (ex. exports PDF/DOCX archivés si nécessaire).

Dossier temporaire

Les fichiers publics uploadés arrivent dans un dossier serveur (ex.) :

/var/lib/speakercontacts-upload/tmp

Il est monté dans Nextcloud via External storage (Local) sous :

/Uploads – Temp (à vérifier)

📤 Flux d’upload (recommandé)

Le coordinateur envoie 1 fichier (PDF/DOCX) via formulaire public.
Le fichier est stocké dans Temp (accès Admins/Coord-discours uniquement).
L’admin vérifie (format, contenu, cohérence, absence de données inutiles).
Si OK : intégration dans Contacts + déplacement du fichier vers “définitif” (ou suppression après import).

Note : l’envoi de fichier est surtout pour la “première fois”. Ensuite : mises à jour directes dans Contacts.

✅ Check de validation (admin)

Le fichier contient uniquement : nom, assemblée, rôle, email/téléphone, langues
Pas de données sensibles inutiles
La date de mise à jour est indiquée
Le coordinateur + adjoint(s) sont identifiés
Après import : vérifier qu’il n’y a pas de doublons

🔒 Sécurité (base)

HTTPS actif + HSTS
Dossier Temp : permissions Linux restrictives (750)
External storage applicable uniquement à Admins + Coordinateurs-discours
Logs upload + rotation

🛠️ Maintenance

Scan (external storage)

Si un fichier n’apparaît pas immédiatement, déclencher un scan ciblé.

occ files:scan sur le chemin de montage (voir doc technique interne).

Routine

Vérification des sauvegardes
Mise à jour Nextcloud & apps
Contrôle espace disque

⏪ Rollback

Restaurer la page depuis un backup :

cp -a admin-mode-emploi.html.bak.<timestamp> admin-mode-emploi.html