Speaker Contacts — Mode d’emploi (Orateurs)

🎯 Objectif

Garantir une base de données fiable, uniforme et exploitable pour la gestion des orateurs (coordonnées, langues, rôles), afin de faciliter les échanges entre assemblées.

Note : dans cette phase, il s’agit d’un répertoire de contacts (pas d’une gestion des discours).

🧾 Informations à encoder

🪜 Étapes d’encodage

1. Vérifier l’existence : rechercher par Nom/Prénom dans Contacts.
2. Créer ou éditer : ne jamais créer de doublon si la fiche existe.
3. Compléter : encoder tous les champs obligatoires.
4. Notes : y mettre au minimum l’assemblée.

✅ Checklist rapide

• Obligatoire : Prénom + Nom
• Obligatoire : E-mail
• Obligatoire : Notes (assemblée)
• Obligatoire : Langues
• Obligatoire : Carnet Speaker Contacts
• Recommandé : Téléphone

⚠️ Erreurs fréquentes

• Créer un doublon (au lieu d’éditer)
• Laisser “Notes” vide
• Oublier les langues
• Mettre le contact dans le mauvais carnet

👥 Mode d’emploi — Coordinateurs des discours

(Ajout initial des orateurs + mise à jour continue)

Objectif du répertoire

• Centraliser des coordonnées déjà utilisées entre assemblées ;
• Éviter l’envoi répété de listes ;
• Permettre des mises à jour immédiates et automatiques.

L’objectif principal n’est pas d’échanger des fichiers, mais de maintenir un répertoire vivant.

1) Transmission initiale (première participation)

• Formats acceptés : .docx, .pdf
• But : faciliter l’import initial uniquement

2) Mise à jour continue (après intégration)

• ✅ ensuite, mises à jour directement dans le répertoire de contacts
• ❌ pas besoin d’envoyer un fichier à chaque changement

3) Rester à jour (exemple concret)

Exemple : Assemblée “Saint-Josse” prépare les discours de mars–avril.

• Début janvier : vérification annuelle (noms, e-mails, téléphones, langues)
• Début juin : contrôle intermédiaire (changements de rôle, nouveaux orateurs)
• Immédiatement : dès qu’un orateur change de numéro/e-mail, ou quitte/arrive

But : éviter d’appeler un numéro obsolète au moment de réserver un orateur.

📄 Modèle (template) — première liste d’orateurs

Copier-coller ce modèle dans Word, puis exporter en PDF si souhaité.

Informations de l’assemblée

• Assemblée :
• Ville :
• Coordinateur :
• Adjoint :
• Email de contact :
• Date de mise à jour :

Outil / système utilisé (facultatif mais recommandé)

• ☐ NW Publisher (NWS) — https://nwpublisher.com/
• ☐ PPTS — https://www.ppts.be/
• ☐ PAM — https://www.jw-pm.org/
• ☐ KHS (Majestic Software) — https://www.majesticsoftware.net/
• ☐ Hourglass — https://hourglass-app.com/
• ☐ Autre (préciser) :

Liste des orateurs

🗓️ Organisation et planification des discours

Important : le système de planification utilisé (NWS, PPTS, Hourglass, etc.) doit être indiqué dans le champ “Notes” du contact dans le répertoire Speaker Contacts, afin que les autres assemblées sachent immédiatement comment organiser les échanges.

Pour faciliter les échanges entre assemblées, il est recommandé d’indiquer le système de planification des discours utilisé. Cela aide particulièrement quand deux assemblées utilisent le même outil.

📌 Système utilisé (cocher)

• ☐ NW Publisher (NWS) – https://nwpublisher.com/
• ☐ PPTS – https://www.ppts.be/
• ☐ PAM – https://www.jw-pm.org/
• ☐ KHS (Majestic Software) – https://www.majesticsoftware.net/
• ☐ Hourglass – https://hourglass-app.com/
• ☐ Autre (préciser) : ___________________________

👤 Qui contacter pour planifier ?

• ☐ Contacter l’orateur directement
• ☐ Contacter le coordinateur des discours (recommandé si c’est la pratique locale)

📇 Coordonnées du coordinateur (si applicable)

• Nom et prénom : ___________________________
• Assemblée : ___________________________
• E-mail : ___________________________
• Téléphone : ___________________________

📤 Dépôt sécurisé (première fois uniquement)

Pour éviter toute confusion, l’envoi initial peut se faire via un formulaire public. Le fichier est stocké dans un espace temporaire accessible uniquement aux administrateurs, puis vérifié avant intégration.

Lien : https://docs.speakercontacts.be/upload-orateurs.php

🧾 Désinscription & droit à l’effacement (RGPD)

Speaker Contacts respecte le droit à l’effacement des données personnelles (RGPD).

Un orateur peut à tout moment demander :

• la suppression complète de ses données, ou
• la désactivation de sa fiche (ex. arrêt temporaire).

👤 Comment demander la désinscription ?

Option 1 — Via le formulaire de contact

1. Ouvrir la page d’accueil de Speaker Contacts
2. Utiliser le formulaire de contact
3. Objet : Désinscription / suppression de mes données
4. Préciser : Nom & Prénom, Assemblée, Adresse e-mail utilisée dans le répertoire

La demande est transmise à l’équipe administratrice.

Option 2 — Via le coordinateur des discours

L’orateur peut aussi passer par le coordinateur des discours de son assemblée, qui relaiera la demande aux administrateurs.

⏱ Délais de traitement

• Traitement dans les meilleurs délais
• Au plus tard dans les 30 jours (RGPD)
• Confirmation envoyée après exécution

ℹ️ Important à savoir

• La suppression entraîne la disparition complète de la fiche du répertoire
• Les données supprimées ne sont plus visibles ni exploitables
• Aucune suppression automatique n’est effectuée sans demande explicite